タッチダウンオフィスというものをご存知ですか？もともとはサテライトオフィスのように自分の通うオフィス以外で仕事ができる本社ではない場所を表していました。今回はタッチダウンオフィスが会社に及ぼす４つの効果とその目的、設置方法を解説します。
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タッチダウンオフィスとは？
タッチダウンオフィスとはタッチダウンスペースがあるオフィスを指します。タッチダウンスペースとは、自席ではない『一時的に仕事をするための場所』です。もともとタッチダウンオフィスは外出先や出張先で「メールのチェックだけしたい」「少しだけ資料の手直しをしたい」など、ちょっとした作業が行える本社とは別の場所（サテライトオフィス）を示していました。そのため、タッチダウンオフィスとサテライトオフィスに大きな違いはありません。近年ではリモートワークや在宅ワークが進み非常駐型のワークスタイルが普及する中で『タッチダウンスペース』を設置する企業が見られるようになりました。
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タッチダウンスペースを設置する目的
タッチダウンオフィスの目的は「一時的に仕事が出来る場所」を確保し仕事の効率化をアップさせることです。そのため、基本的にはPCを広げることができる机を用意し、Wifi環境も整えておくことが理想です。しかし、あくまでも「一時利用」が目的なので「居心地の良さ」を追求する必要はありません。次の章で説明するタッチダウンオフィスの効果が発揮できる場所はどこかを考えて設置することが重要です。
タッチダウンオフィスとして大活躍できるおすすめの立地
駅近の物件は立地の面でタッチダウンオフィスにとても適した場所です。今のオフィスが駅近物件、あるいはこれから駅近物件への移転を検討しているのであれば、タッチダウンスペースを確保できるオフィス作りをおすすめします。外部の方を積極的にオフィス内に迎える企業はクライアントにエントランスのタッチダウンスペースを解放しています。クライアントとの関係性作りには駅近オフィスは役に立ちます。
タッチダウンスペースが会社に及ぼす４つの効果
これまでは他の支社から出張で来た人や外回りから帰ってきた従業員がちょっとした事務作業に使われていたタッチダウンオフィスですが、社内に設置するタッチダウンスペースにはどういった効果があるのかを見ていきます。
作業効率アップ
一番の効果といえば作業効率の向上です。会議と会議の合間に、自席に戻るまでもなくファイルを広げて入力をしたい、など隙間時間にちょっとした作業を行うことができます。そのため、後回しになりがちなメールチェックや念のため確認しておきたかったスケジュールなどを自席に戻るまでもなくノートPCを広げることが可能です。
スペースの有効活用
例えば大型書店にはたくさんの本棚が並んでいますが、棚の端に椅子が置いてあるのを見たことはありませんか。あれもいわば書店の中でのタッチダウンスペースです。この椅子は座って本を開けるようにと設置されたものです。オフィス内の資料が格納されている棚の横にスタンディングデスクを設置したり、自動販売機のある場所に椅子をおけばちょっとしたトリアージ、アイデア交換や雑談が出来る場所になります。
気分転換になる
タッチダウンスペースを利用すると手軽に気分転換を図ることができます。ずっと同じ場所で仕事をしていると気分がマンネリ化し、集中力が途切れてしまうことがあります。そんな時に、場所を変えてタッチダウンスペースで作業をすることにより気分転換ができます。より効果的に気分転換を図りたい場合はスタンディングデスクを利用すると強制的に姿勢を変えることができ、さらに気分転換を図ることが可能になります。
社内交流が増える
エントランスや自動販売機の隣に、ちょっとした机や椅子を置き、立ち話や雑談など気軽に立ち止まれる場所を意図的に作ることで社内交流を促すことができます。日本式の社内交流の場として喫煙所がありましたが、近年は喫煙所の撤廃が進み、社内交流の場をカフェテリアやラウンジに移す取り組みが多くの企業で行われています。しかしカフェテリアやラウンジほどのスペースを取ることができない社内には、このタッチダウンスペースを利用して社内交流の場を築くことが可能です。
タッチダウンスペースはここに設置すると効果大【オススメの設置場所】
オフィスの中のどこにタッチダウンスペースを作ると良いかを考えていきます。
オフィスのエントランス
オフィスの中で一番、人の動線があるのはエントランスです。タッチダウンオフィスの効果が多く発揮できるのは人が集まる接地点と言われています。その利用の一つに、タッチダウンスペースは人との接点や交流も利用効果の一つであり、目につきやすい場所に設置することで利用しやすくなるからです。また、外出から帰ってきてすぐに自席に戻るまでもなく、ちょっとパソコンを広げながら電話をしたい、などちょっとした作業がエントランスで行えると利便性が増します。
部署と部署の境目
部署と部署のしきりにパーティションや本棚を置くレイアウトはよくありますが、その仕切りをスタンディングデスクやカウンターにすることでタッチダウンオフィスに早変わりします。会議と会議の合間の雑談やちょっとした部署を超えた交流を図るためのスペースとして有効活用することが可能です。
ファイルが収納されている棚の近く
社内でファイルが格納されている棚の近くに机があればファイルの確認作業や手軽な調べ物ができます。特に書物の多い弁護士事務所やバックオフィス関連の業務をする部署にはオススメの設置場所です。ペーパーレス化を推進するよう世間では便利なシステムが話題となっていますが、ペーパーレス化が難しい業界、業務にとっては書物やファイルを広げて確認しながら作業する場所は使い勝手が良いスペースになります。
設置するときのポイント
準備すべき通信環境や備品
必要な通信環境や備品は以下です。
- 社内の無線LAN
- Free Wi-Fi
- プリンター
無線LANが利用できるようにwifi環境の設備を整えましょう。もしも来客が多かったり、別の営業所や支社から従業員が来ることが頻繁にあるようであればFree wifiの設置を検討しても良いでしょう。また、雑談ではなく作業を多く行う場合は小型のプリンターを設置するとより便利な空間になります。
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オフィス家具の選び方
設置するオフィス家具は使う人の利用目的で選ぶとより効果的です。
- デスクとイス→出張者など一時的に長時間利用する人向け
- スタンディングデスク→隙間時間を使ったちょっとした作業、雑談での利用
タッチダウンスペースを設置するときの注意点
設置するにあたり、押さえておきたい注意点がいくつかあります。
設置する場所は動線のある場所か確認する
タッチダウンスペースは社内でアンケートを取り利用頻度をある程度予測してから設置しましょう。せっかく設置しても、使われなかったら無駄なコストになってしまいます。普段は使われていない本棚の近くや、アクセスの悪い場所にスペースを作っても『利用がなかなかない』ということにもなりかねません。ニーズのある場所にタッチダウンスペースを作りましょう。
導入時の社内周知を徹底する
タッチダウンスペースが社内にあることを知らなければ利用を躊躇する従業員も出てくるかもしれません。また、周知ができていなかったため利用率が低いということも考えられます。気軽に利用できるよう、設置したら社内メールなどで知らせてください。
タッチダウンオフィスとは？一時スペースが及ぼす４つの効果【まとめ】
タッチダウンオフィスとスペースは従業員の作業効率やスペースの有効活用を考えたオフィス環境作りの一つです。従業員にとってどのような環境が働きやすいのかを考えた時に、机一つを置くだけでも作業効率は変わります。生産性の上がるオフィス環境作りのヒントとして取り入れてください。
