オフィスデザインやオフィス環境にもファッションと同じく流行り・廃りがあります。たとえば、昭和の企業の応接室といえば、喫煙ができたためガラス製の重厚な灰皿が置いてありました。今このスタイルを維持している企業はそう多くはないでしょう。昨今の情勢も踏まえて、今回は最新のオフィスデザインから分かるオフィス環境の変化と対策に関する情報をお届けします。
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2021年のオフィス事情は2020年を大きく反映
2020年に起きた新型コロナウィルスの拡大による緊急事態宣言の発令とともに、2021年のオフィスデザインは、一斉に広まったワークスタイル・テレワークの導入の影響を大きく受けています。株式会社ＮＴＴデータ経営研究所が2021年3月に実施した「新型コロナウイルス感染症と働き方改革に関する調査」の結果を見ていきましょう。
今もなお完全に出勤するといった以前の働き方に戻していないことがわかります。また、同調査の「テレワークの継続意向」についてのアンケートでは、49%以上が平常時にも積極的にテレワークを利用したいと回答しました。この調査から、これまでの緊急措置としてのテレワークが、今後は一つのワークスタイルとして取り入れられるだろうと予想されます。
「作業する」オフィスから「コミュニケーション」をする場へ
最近ではオフィスの在り方が改めて問われるようになりました。なぜならば、就業スタイルがこの1、2年で大きく変化したからです。今後は出勤することにどのような価値があるかを改めて考えなければなりません。先述した調査によると、テレワークを導入した企業の課題として「社内の状況がわからない」という回答が一番多く38.7%を占めました。その他にも「相手・同僚の顔が見えない」という回答が33.1%と、テレワークによるコミュニケーション不足が課題となったことが伺えます。
テレワークでも欠かせないのは、従業員同士の交流だということがこの調査でわかりました。せっかく出社したのに、これまでのオフィスのような個別の席でPCに向かい、部署ごとにはっきり区別されたレイアウトだとコミュニケーションのチャンスを逃してしまいます。そのため、次に従業員が出社した時に社員同士のふれあいや交流が増えるオフィス作りのヒントをまとめました。
オープンなミーティングスペース
予約不要の、いつでも利用できるオープンなミーティングスペースは、偶然のコミュニケーションが発生しやすい環境です。偶然のコミュニケーションはテレワークやWeb会議では起こりません。エリアを区切るパーティションや、壁などで囲まれていない空間にソファや椅子、机を設置するだけで空きスペースの有効活用にもなります。従業員同士の風通しを良くしたい企業にとって、従業員同士が話しやすい環境や、設備を備えることは必須項目です。空きスペースに少しの造作を加えるだけでオープンなミーティングスペースを作ることができるので、大きなレイアウト変更や内装費用をかける必要もありません。
リフレッシュスペース
リフレッシュスペースとは会社の中にある、いわゆる「休憩室」のことを指しますが、それは単なる休憩をするためだけに留まりません。仕事をするということは、おしゃべりはせずに黙々と業務に向かうといったどこかお堅いイメージが就業態度だと考える人は、まだまだ日本では多いでしょう。一方で、従業員の生産性に注目するとその考えは一変します。世界のトップカンパニーであるGoogleの社内にある社員食堂は、社員に無料で食事を提供していることで有名です。しかし、食事をとるためだけに福利厚生の設備として意図されたものではありません。
実は米国のビジネス雑誌フォーブスによると、その社員食堂は社員同士の活発なコミュニケーションをとらせるために意図的に作られたものと語られています。普段近くにいない別部署の人との交流は、通常の交流とは異なるイノベーションをもたらすというのです。ここからリフレッシュスペースは今の時代では新たな役割を持ったスペースとなっていることがわかります。
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オンライン会議システムのあるスペース
オンライン会議がすぐに行えるように、設備の整った部屋を用意しましょう。最近では出勤しているとはいえ、外部の人との打ち合わせもオンライン会議であることが多いです。社内のオンライン会議で起きやすいトラブルとして、マイクが他の従業員の話し声や外からの騒音を拾ってしまったり、複数人が同時にしゃべるとマイクが音声を拾えない、などがあります。今や私たちの仕事のスタイルとして、オンライン会議は欠かせないものとなりました。会社の中で快適にオンライン会議を行うために、カメラ、マイク、スピーカーやモニターの設備の確認を十分に行いましょう。
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集中スペースの併設も忘れずに
オープンスペースを作る際は、同時に従業員が集中して作業ができるスペースの設置も検討しましょう。ブースやパーティションを使用すれば、集中するための空間を簡単に作ることが可能です。
経理、総務部など仕事内容によっては出社しなければ生産性が下がってしまう部署もまだまだ存在します。また、仕事の流れで、急に集中して作業を行わなければならない場合もあるでしょう。会社の中を全体的にすべてオープンにするのではなく、行う内容によってメリハリがつくようにオフィスデザインを施し、従業員が出社したくなるように工夫をしましょう。
レイアウトを活用したオフィス内の感染予防対策
なかなか終息しない、新型コロナウイルスの感染拡大。今後も０になることは考えられにくいため、一つひとつの企業がその予防策を講じなければ経済活動が危ぶまれます。最後にオフィスでできる感染予防策を見ていきましょう。
窓とオフィス家具の配置と空調環境の見直し
オフィス内でも窓を開け、換気環境の見直しが必要になりました。昨今の情勢に伴い会社の中にある窓も換気のために解放する必要があります。厚生労働省による職場に置ける新型コロナウィルス感染予防・対策マニュアルでは、ドアや、窓を1時間に2回以上、1回に5分以上開放し、換気することを推奨しています。小さな窓やドアの隙間であっても、二方向窓（ドア）を開けると換気効果は大きいと言われています。また、窓のない会議室については可能なかぎりドアを開けて換気し、気流がなければサーキュレーターや扇風機の使用を推奨しています。
レイアウトの工夫
不特定多数の訪問者を迎えるエリアと執務エリアの区別をすることや、出社率が半分以下の部署はフリーアドレスの導入をするなど、レイアウトに感染予防策を講じるよう検討が必要です。来訪者が多い企業はそれだけ感染確率が上がってしまいます。執務スペースで働く従業員が濃厚接触者にならないために、来訪者と内部の従業員が接触しない動線を作り、感染予防を徹底しましょう。
最新のオフィスデザインから分かるオフィス環境の変化と対策【まとめ】
昨今では、社内でどれだけコミュニケーションを生み、企業の生産性を高められるかが重視されるようになりました。加えて、感染予防策も講じなければならない工夫をどう行うかも必要です。最新のオフィスデザインの動向を取り入れて、従業員が安心して活き活き働けるよう、オフィス環境作りに取り組んでください。
» 【2021年】オフィスデザインのトレンドには必ず○○が取り入れられる？
