社内の機密事項から定例の社内会議、そして来客との打ち合わせなど、日ごろから使うオフィスの会議室は机や椅子のレイアウト次第で話し合いがしやすくなったり、逆にしにくくなることがあります。
発言しやすいレイアウトを事前にしっかり考えることで、より有意義な意見交換ができるので、オフィスの会議室のレイアウトはしっかりと考えておきたい部分です。
そこで今回は、業務の効率化と生産性が高まるような会議室のレイアウトについて詳しくご紹介していきます。
レイアウト前に会議室の用途を考える
会議室のレイアウトを決める際は、用途によって細かいセッティングが異なります。そこで、まずはどのような用途で会議室を使用するのかを考えていきましょう。
キャスター付きの備品が常備されているならレイアウトは比較的、容易に変えることができますが、そもそも10名ほどしか入らない会議室に20名入ることは、一度大まかなスペースやレイアウトを決めてしまうと大人数への対応が難しくなります。
まずは会議室を使用する最大人数を考え、それから必要となるスペースを計算して、細かい備品の購入やレイアウトを確定しましょう。
会議室の基本レイアウト
会議室をレイアウトするにあたり、基本的に押さえておきたい情報をご紹介します。大雑把な計算でレイアウトをすると、いざテーブルなどを配置する際に誤差が発生してしまうので注意です。
会議室における従業員ひとり当たりに必要な広さ
会議室に何人はいれるか？で計算してしまうと非常に窮屈な思いをしてしまいます。会議室におけるひとり当たりの理想の作業スペース(部屋の面積)は、書類やパソコンなどを広げながら行う会議なら、ひとり当たり2～3㎡あれば十分です。
参加人数が6名なら18㎡、８名なら24㎡ほどが最適な会議室の必要な広さとなります。人数にあった会議室の広さがあれば、どのようなレイアウトにも対応できます。
会議室のテーブルに必要な奥行き
会議室のテーブルで重要な着眼点は奥行きです。テーブルの奥行きによって作業のしやすさが大きく変わってきます。
会議でパソコンなどを使用しない場合、必要なテーブルの奥行きはひとり当たり45～60㎝、パソコンを使用したり資料が多くある場合は、奥行きがひとり当たり60～80㎝、取引先との打ち合わせや役員会議にも使用する場合は、奥行きがひとり当たり80～100㎝あるとちょうど良いです。
大型の会議テーブルは天板を連結して一つのテーブルとなり、多くの人が座れる幅と奥行きが確保できます。全長10ｍを超えるようなものもあり、会議室の広さもそれなりに必要になります。
そして大きなテーブルを利用すると会議室の雰囲気はかなり引き締まります。
45～60㎝ほどの奥行きのテーブルを複数利用すれば、コンパクトなスペースでもレイアウトができる分、パソコンや資料を用いた会議では少し窮屈になるので、様々な用途で会議室を使用したい場合は、80～100㎝ほどの奥行きがあるタイプのテーブルを用意しておけばどんな会議にも対応できます。
必要な座席の幅
次は席の幅です。座席の幅も奥行きと同様に状況により変わってきます。オフィスの会議室を使用するのが短時間で内容もフラットなら、ひとり当たりの席の幅は70㎝ほどでもストレスを感じませんが、パソコンを広げたり、資料を確認しながら行う場合は、80㎝ほどの幅が目安です。
また、ご紹介したひとり当たりのスペースやテーブルの奥行き、座席の幅はコロナ対策も踏まえて決める必要があります。
10名ほどが収納できる会議室を6名ほどで使用するなど、スペースに余裕が出るように使用することで、より適切な間隔が維持できてコロナ対策にも繋がりますよ。
オフィスにおける、会議室のおすすめレイアウト
ここからはオフィス内の会議室の具体的なレイアウトをご紹介していきます。収納人数や会議の内容によって最適なレイアウトが変わってくるので、ご紹介するレイアウトを参考にしながら、より自社に合ったレイアウトを探してみてください。
①対面レイアウト
ひとつのテーブルに対面する形で着席するレイアウトで、参加者が対等に意見交換できます。参加人数10名ほどまでなら、ひとつのテーブルで難なく会議ができるので、スペースに限りがある会議室でも対応しやすいです。
②コの字レイアウト
カタカナの「コ」の字のように座席を配置するレイアウトで、プレゼンなどの企画の発表などに適しています。発言者はコの字の空いている部分に着席することが多く、プロジェクターやホワイトボードなどを活用することでより情報発信がしやすくなります。
③スクール型レイアウト
会議室でセミナーや説明会をすることが多いなら、こちらのレイアウトがおすすめです。一番前の演台を向くように座席を配置していて他のレイアウトと比べると大人数を収納できます。質疑応答などがあるセミナーや説明会でも、発言者が仕切りやすいレイアウトとなっています。
④ロの字レイアウト
カタカナの「ロ」の字のように座席を配置するレイアウトで、全員の顔を見ながら意見交換ができます。ある程度の距離感があるので、重役会議など形式を重んじる会議にもよく用いられています。重要な話や緊張感を持って話し合いたい場合におすすめです。
⑤円形レイアウト
「④ロの字レイアウト」よりも堅苦しさがなく近い距離間で話せるレイアウトです。会議室でフラットな意見交換をしたい場合はこちらのレイアウトがおすすめです。
⑥アイランド型レイアウト
オフィスの会議室に複数のテーブル（島）を配置するレイアウトで、グループワークやレクリエーション、少人数のミーティングなどに適しています。
テーブルごとの打ち合わせをしっかり行うためには、テーブル間の間隔はしっかりと空ける必要があるので、ある程度スペースがある会議室で取り入れてみてください。
オフィスの会議室を効率的に活用するためのレイアウトを徹底解説【まとめ】
オフィスの会議室はある程度スペースがあった方が、あらゆる用途の会議に対応できます。参加人数が少ない会議の場合は、パーテーションなどでオフィス空間を仕切ることで、適切な環境を演出できるので、ぜひ試してみてください。
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オフィス用に折りたたみ式の長机や折りたたみ椅子、ホワイトボードなどはどの用途にも使えるタイプを用意しておくと、レイアウトの幅が広がりますし、用途に応じて配置することができます。
また、それぞれの備品にキャスターが付いているならレイアウトのセッティングがしやすくなります。オフィスの会議室では、内容に合わせたレイアウトを行うことで、より有意義な話し合いができます。ご紹介したレイアウトをぜひ参考にしてみてください。
