オフィスというのはさまざまな部屋、スペースから構成されています。その中でも、特に重要視されるのが応接室です。お客様と話をするための場所になりますので、応接室のレイアウトというのは他のところ以上に気を使っていかなければいけないのです。ここでは、改めてオフィスにおいて応接室のレイアウトをどのように考えていけばいいのかについて触れていきたいと思います。
応接室は落ち着いて話ができる空間であることが大前提
応接室ではお客様と話をしていくことになりますので、落ち着いて話ができる空間であることが大前提になってきます。応接室でも落ち着かない空間だと居心地が悪いためお客様も足早に去っていくでしょうし、話をしてもうまくまとまらなくなる場合もあります。それだけ応接室のレイアウトは重要になってくるのです。
例えば、応接室にはコーポレートカラーを取り入れたほうがいいという意見もあります。確かに、コーポレートカラーが白であったり、落ち着いた色味の青であったりした場合には応接室に取り入れるのもいいでしょうし、取り入れやすいでしょう。ただ、コーポレートカラーが真っ赤であったり、金色であったりすると応接室全面に取り入れるのは控えたほうがいいでしょう。真っ赤な応接室やすべてが金色の応接室に通されると、誰だって落ち着かなくなります。
もちろん、奇をてらってあえてそういった応接室に仕上げるのも戦略のひとつかもしれませんが、やはりお客様のことを第一に考えて、落ち着いて話ができるような応接室に仕上げることが望ましいです。
入り口から近いところに応接室を設けるレイアウトが良い？
まず、オフィス内のどこに応接室を設けるかという疑問点なのですが、これは入り口から近いところが良いとされています。実際に、多くのオフィスにおいて応接室は入り口からすぐのところに設けられています。お客様を必要以上に歩かせないという気遣いでもあるのですが、セキュリティ対策のひとつでもあります。特に、人の出入りが激しいオフィスだと知らないうちに部外者が入り込んでいるということも珍しくありません。
そういったことが原因となった事件も過去にあります。エントランス付近に設けた応接室に、盗難目的で不法侵入をされた。このようなご相談を受けたことがあります。中小零細企業などでは、大企業のようないわゆる受付嬢がおらず、内線機だけを置いているだけのケースが多いです。その為、エントランス付近に設けた応接室のドアに鍵が付いていないと、部外者に簡単に侵入されてしまいます。
このようなことの防止策として、入退室管理が出来るセキュリティ錠の設置をおすすめしております。こちらを設置すれば、鍵を持っている社員しか出入り出来ませんし、どの社員がいつ出入りしたかまで管理することが出来ます。オフィスの入り口付近に応接室を設けるのであれば、このようなセキュリティ対策は不可欠になるしょう。
応接室に入る最大人数と配置を考える
もちろん、ビジネスシーンでは様々な場面で想定外ということも多々出てくるでしょうが、それでも応接室には最大でどれくらいの人が入ってくるのかを考えておくようにしましょう。というのも、応接室は居心地が良くバランスの取れた空間をつくるため、応接室においてはテーブルやイスが多すぎてもいけませんし、少なすぎてもいけないからです。
お客様をお通しする際にはどれくらいの人数になることが多いのかはもちろん、これまでの経験から最大でどれくらいの人数になるのかを考えた上で応接室に設置するテーブルやイスの数を決めていかなければいけません。限られたスペースの中に設置するものですから、多ければいいというものでもないのです。
応接室内では誰にとっても移動がしやすい配置に
オフィスの応接室は、誰がいつどのようなタイミングで来るかわからない場所でもあります。そのため、誰がいつどのようなタイミングで来たとしても応接室内で人が移動がしやすいレイアウトにしておくようにしましょう。移動がしにくいと、それだけで相手からの印象も悪くなってしまう可能性があります。
限られたスペースの中でテーブルやイスを設置することになりますので、数が多すぎるとそれだけで圧迫感を与えてしまいますし、移動もしにくくなります。そのため、数が必要な場合にはそれぞれがあまり場所をとらないようなデザインのものを選ぶようにしたいところです。テーブルやイスなどの大きさだけではなく、移動をするときにどこをどのように通るのかを考えた上で通路も用意するようにしましょう。
自然に移動ができて、なおかつ、その動きに無駄がない状態というのが理想です。そうすることでストレスもかかりませんし、移動による時間のロスもなくなります。
応接室に必要なものだけを揃える
応接室というのは言ってしまえば、おもてなしをする場所でもあります。そのため、応接にはあれこれとそろえておきたくなるかもしれません。壁に絵画を飾っておいたり、観葉植物を置いておいたりするくらいならいいのですが、テーブルやイスなども含めて必要以上のものを用意しないことです。あまりにも物が多いとそれだけでゴミゴミした印象を与えてしまいますし、移動がしにくくなります。お客様をお迎えする応接室はこまめに掃除をしておくべきなのですが、ものが多いと掃除も大変ですし、掃除をしきれずに不衛生になってしまうこともあります。注意しておきましょう。
オフィスに来てくれたお客様のため快適な空間を心がける
応接室ではお客様に気持ちよく過ごしてもらいたいものです。そのため、快適な空間になるように心がけていきましょう。応接室をこまめに掃除するのはもちろんですが、音が漏れ聞こえて気が散らないようにしたり、座り心地の良いイスを用意したりといったことも大切です。普段、オフィスで働いている人間にとっての快適さと、外部のお客様にとっての快適さというのは当然違うものです。
例えば、おしゃれ目的のダウンライトなどを使用した薄暗い空間は社員にとって快適ですが、おしゃれとはいえ薄暗い空間はお客様にとっては快適とは言えません。逆にエントランス近くの開放的な空間にある応接室はお客様にとって快適ですが、社員にとっては意外と落ち着かなかったりするものです。自分が快適だから相手も快適とは思わずに、お客様目線での快適さというものを追求していくようにしましょう。そうすることで、より良い時間を過ごすことができます。
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応接室のオフィスレイアウトの考え方【配置はお客様のため】
オフィスのレイアウトというのは、多くの方が悩むところでもあります。その中でもお客様をお通しする応接室というのは、特別なものです。限られたスペースの中で、お客様が落ち着いて話ができるように、お客様が快適に過ごせるようにレイアウトを考えていくようにしましょう。
オフィスで働く人間から見たときの応接室と外部から応接室に通されたお客様が見たときの応接室というのは、まったく違うものです。自分たちの目線だけではなく、お客様の目線で応接室のレイアウトを考えていくようにしましょう。
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