極端な言い方をすると、ある程度のスペースと設備がそろっていて、そこで仕事をするのであればどのような状態でも、それはオフィスと呼ぶことができるでしょう。ただ、せっかくオフィスを構えるのであればやはり機能的であることを目指すべきです。
同じ仕事をしていくにしても、機能的なオフィスと、そうでないオフィスでは社員のモチベーションも業務効率も違ってくるのです。
ここでは、機能的なオフィスを目指す上で押さえておくべきレイアウトの要点について触れていきたいと思います。
オフィスのレイアウトは仕事に大きな影響を与える
「デスクとチェアが人数分あり、書類などの収納家具があれば立派なオフィス」という考えを持っている方もいるでしょう。確かに、どのような環境下でも仕事をしようと思えばできるものです。
ただ、せっかくオフィスを構えるのであれば、より仕事ができるようなオフィスへと仕上げておくに越したことはないのです。
機能的なオフィスにするためには、ゼロからオフィスを作っていかなければいけないと思っている方もいるかもしれませんが、今のオフィスのレイアウトを変えるだけでもオフィスの機能性は違ってきます。
逆に言えば、レイアウトを変えるだけで機能的なオフィスへと進化させることができるのです。
機能的なオフィスになると、社員のモチベーションも業務の効率も変わってきます。例えば、グリーンオフィス（オフィスの緑化）に注目が集まっています。
グリーンに合わせて、デスクも木目調のものと合わせたり、照明にもこだわりを見せたりと、解放感・リラックス効果・空気の快適性アップに加え、無機質・暗くなりがちなオフィスが一段と清潔感もある明るい雰囲気になります。
このような環境の中、周りとの連携がとりやすいデスク配置（対面式・フリーアドレス式など）区切りのないレイアウトを作れば意見の交換や打ち合わせなども行いやすくモチベーションも上がります。
また業務効率の向上を狙うのであれば、集中して業務に取り組めるような「集中ブース」を設けるなどメリハリをつけた環境を整えましょう。
働きやすいオフィスだからこそ、そこで働く人々も「もっと頑張ろう」と思えますし、仕事のしやすいオフィスになると業務もサクサクと進んでいくようになります。
オフィスを機能的にデザインするために意識すべき点
スペースを確保する
オフィスの移転や改装などで一度オフィス内のデスクなどをすべて運び出してみたときに、「うちのオフィスってこんなに広かったっけ？」と感じるケースは少なくありません。それだけオフィス内にいろいろと詰め込んでいるということでもあります。
ただ、オフィス内にある物の中には使用頻度の低い物もあるでしょうし、仮にすべてが必要だったとしてもレイアウトを変える余地はあるはずです。
作業スペースはもちろん、そこで働く人々が移動をするときの通路が十分に確保されているのかなどもポイントになってきます。スペースが確保できていないと見た目にも重苦しい印象のオフィスになってしまいます。
同じ広さのオフィスでもスペースをきちんと確保するようになると、開放感が出てきます。出社したとき、オフィスに開放感があると、それだけで気持ちも違ってくるでしょう。外部から人を招くときなどの印象もよくなります。
行き来がスムーズにできる
先ほどのスペースの確保につながってくる部分もあるのですが、機能的なオフィスでは行き来がスムーズにできるように意識しておくことがポイントです。オフィス内の移動で時間をロスしてしまうと業務効率が落ちてしまい、そこで働く人々のモチベーションにも影響します。
例えば、行き止まりになっていたり、人と人とがよく鉢合わせしたり、通りにくいところがあったりするのであれば、それは機能的なオフィスとは言えません。こういった小さなことが、そこで働く人々にとってのストレスにもなってきます。
意外に思われるかもしれませんが、行き来がスムーズにできないとコミュニケーションにも問題が出てくるようになります。
コミュニケーションに問題が出てくると、職場での人間関係にもトラブルが起こりやすくなりますので、行き来がスムーズにできるかどうかは、あなたが思っている以上にレイアウトで重要なポイントになってくるのです。
部署の関係性も考慮したレイアウトになっている
一般的にレイアウトというと、部屋のどこに何を置くかという部分ばかりを考えてしまいがちです。確かに、オフィスでデスクをどこに置くのか、棚をどこに置くのか、といった置く場所も大切ではあるのですが、それを誰がどのように使うのか、というところまで考えなければいけません。
例えば、マーケティング部のデスクがオフィスの右端に設置されていたとします。マーケティング部は企画部と連携し新商品の開発をしています。それにも関わらず、企画部をオフィスの左端に設置してしまうと、言うまでもなくマーケティング部と企画部の業務上のやり取りに問題が出てくるようになります。
このように部署同士の関係性も考慮した上で、レイアウトを考えていく必要があります。もちろん、業務の変更などで部署同士の関係性が変わってきたら、それに合わせてレイアウトを変えていくことで、機能的なオフィスを維持していくことができるでしょう。
そこで働く人々の声に耳を傾ける
機能的なオフィスを作っていくためには、やはりそこで働く人々の声にも耳を傾ける必要があります。現場で作業をしない人の目線と現場で作業をする人の目線はまったく違うものですし、同じ現場で作業をする人同士でも業務内容が違えば、そこでも差が出てきます。
そのため、機能的なオフィスにしていくためには、そこで働く人々の声も拾い上げることが大切です。もちろん、すべての意見を反映するのは難しいですが、現場目線での働きやすい環境を整えるために、オフィスのレイアウトを変えるときだけではなく、それ以外でも定期的に現場に話を聞くようにしたほうがいいでしょう。
機能的なオフィスを目指す上で押さえるべきレイアウトの要点とは？【まとめ】
機能的なオフィスだと、そこで働く人々のモチベーションも上がりますし、業務効率もアップします。オフィスのレイアウトを変えるときには、機能的なオフィスというものを目指していきましょう。
部署の配置や現場で働く人々の声を拾い上げるなど考えることはたくさんありますが、今はパーテーションなどもありますし、レイアウトを変えるという作業自体はそこまで大変ではないはずです。是非、今のオフィスを機能的でよりよいオフィスへと進化させていきましょう。
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