「収納スペースがなくてオフィス内に物が散らかっている」「レイアウト的に部門ごとの連携が取りにくい」このようなオフィスの問題はレイアウトの変更で改善することが可能です。そこで今回は、現在のオフィスをレイアウトして、より業務の効率化につなげるポイントについて詳しくご紹介していきます。
まずは現状のレイアウトの問題点をピックアップする
より効率が良いオフィスのレイアウトに変更するには、まず現状のレイアウトの問題点から書き出していきましょう。下記の項目に当てはまるものがないかをチェックしてみてください。
- どこに何が収納されているのか分からない
- 他部門と連携が取れていない
- 通路が狭くて移動しにくい、また来客にもスムーズに対応できない
- 「この仕事、効率が悪いな」と感じることが多い
- 備品を紛失してしまうことが多い
- 日常的に人が出入りしているが、セキュリティが不十分だと感じている
- 机の上に重要な書類が散乱し、整地できていない
- 水回りや配線が使いにくく、掃除も行き届いていない
この中に当てはまるものが多ければ多いほど、現オフィスのレイアウトは効率が良くない状態にあるといえます。ですが、逆をいえばレイアウトを工夫することで、一気に業務を効率化することが可能です。効率良く業務を進められれば、必然的に社内の生産性が高まるので、ぜひこの機会にオフィスのレイアウトを検討してみてください。
各部署の配置はオフィス全体のバランスを考えるのがポイント
オフィス全体を「100％」と表すと、従業員が業務を行う執務スペースは「50％～60％」が効率の良いスペースだといわれています。執務スペース以外にもオフィス内に必要なスペースがあるので、そちらについてもご紹介していきます。主なスペースとレイアウトに必要な備品は次の通りです。
執務室
従業員が業務を行うスペース。
会議室や応接室
業務のサポートとなるスペースで、コピー機などをレイアウトする場合もあります。
保管庫
重要な書類などを収納するスペース。
備品管理室
会議だけに使用する机や椅子、プロジェクターなどの備品を収納しておくスペース。
通路
従業員や来客が通るスペース。消防法・建築基準法に基づき、安全性に問題のない間隔にします。
役員室
役員が使用する会議室です。
休憩室(リフレッシュスペース)
従業員がリラックスできるスペースで、食堂や喫煙室などを別に作るオフィスもあります。
一般的なオフィスのレイアウトではこれらのスペースが必要となります。この中で最もスペースが必要となるのが一番上の「執務室」です。まずは執務室のレイアウトをある程度固めて、全体のスペースの配置やレイアウト内容を決めていくようにしましょう。
オフィスの業務効率を飛躍的にアップさせるレイアウト
それでは、現状抱えている課題を解決できるおすすめのレイアウトをご紹介していきます。
①自由に活用できる！ミーティングスペースを設置
ミーティングスペースは各部署が利用するのでオフィス内で予約が必要なことも多いです。ですが、予約なしで使用できるスペースがあれば、スケジュールを調整していた時間を短縮できて便利です。また、ミーティング中はつい話が逸れて無駄話をしてしまうことも。こういったことが多い場合は、立ちながらミーティングできるスペースを設置するのも有効です。
②オンラインの打ち合わせが可能な個室ブースを設置する
「打ち合わせの場所へ向かう」日々の仕事では、これだけで移動時間がかかってしまい業務時間がロスしてしまいます。また、現在はコロナの影響もあり移動時間は省略したい要素のひとつ。そこでおすすめなのが、移動する必要がない個室ブースを設置することです。個室にすることでより集中力もアップしますし、オンラインの打ち合わせにも雑音が入らず、効率的ですよ。
③執務スペースのデスク配置を変更する
執務スペースの配置が悪いと、部署同士や他部署と連携が取りにくくなります。このような課題を解決するために、デスクのレイアウトを見直してみましょう。同じ部署同士の連携を高めたいなら「島型（対向型）」がオーソドックスですが、背を向けて着席する「背面型」も他の人の視線が気にならず、自分の業務に集中でききます。より業務の効率化を図るなら、背面型のレイアウトもおすすめです。個人の業務効率を特化させて他部門との連携を強化したい場合は、席を固定しない「フリーアドレス型」がおすすめです。
④パーテーションを導入して心地良い環境づくり
「ミーティングスペースが広くて（狭くて）発言しにくい」「ミーティングのレイアウトの準備時間を短縮させたい」このような課題を抱えているなら、簡易的に間切りができるパーテーションを取り入れましょう。パーテーションがあればその場に合わせてスペースを仕切ることができるので、発言しやすい環境づくりができますし、ホワイトボード付きのパーテーションを導入すれば、ミーティングも効率良く進みます。ホワイトボードがひとつあれば模造紙などをいちいち準備する必要がなくなるので、長期的に見ると経費削減にもなります。
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⑤フリーアドレスを導入してオフィス内の情報共有を活性化
固定席を決めないフリーアドレス型の席なら、より多くの従業員と会話をし、コミュニケーションをとることができます。従業員にある程度自由があるため、固定概念に捉われないアイデアが生まれることも。クリエイティブ系のオフィスレイアウトには特におすすめです。
⑥リフレッシュスペースを設置する
仕事をする時はして、休める時は思い切り休んでもらうことで、仕事の集中力も維持できます。カフェのようにコーヒーや紅茶が自由に飲めるスペースを用意したり、マッサージチェアを置いたり、軽く仮眠が取れるスペースを作っておくことで、心身ともに休まり集中力もアップ。仕事の効率も高まります。
オフィスレイアウトで業務効率、作業効率を飛躍的に向上させる方法【まとめ】
オフィスのレイアウトは工夫次第で業務全体の効率を高めることができます。そのためには、まず現在オフィスが抱えている問題を明確にし、改善するためのレイアウトを考えていきましょう。「課題はあるけれど、改善する方法が分からない」という場合はプロの相談してみるのも良い方法です。オフィスのレイアウトを本格的に行いたい方は、ぜひ記事内容を参考にしてくださいね。
